So gehst du effizient mit Zahlungsausfällen um

Zahlungsausfälle

Stolze 2,4 Milliarden Euro verliert der deutsche Online-Handel durch Zahlungsausfälle, so lauten zumindest die Angaben der Berliner BBW-Wirtschaftshochschule. Dabei lassen sich viele der Risiko-Faktoren für Online-Händler strategisch und organisatorisch steuern. Durch den Einsatz weniger, aber effektiver Mittel kannst du die Zahl der Zahlungsausfälle in deinem Shop um ein gutes Stück eindämmen.

Rechnungen rechtlich einwandfrei halten

Die Basis für mögliche, künftige Mahnverfahren bildet immer die ausgestellte Rechnung an sich. Insofern ist es wichtig, dass du deinen Kunden immer einwandfreie Rechnungen schickst, welche alle notwendigen Punkte enthalten. Dazu gehören unter anderem:

  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Zahlungsziel
  • Rechnungsbetrag

Sofern wichtige Angaben nicht enthalten sind, kann es im späteren Mahnverfahren durchaus zu unschönen Überraschungen kommen. Denn unter Umständen war deine Rechnung dann gar nicht gültig, weshalb der Kunde trotz verspäteter Zahlung nicht in Zahlungsverzug geraten ist.

Unser Tipp: Nutzer für die Erstellung von Rechnungen immer ein Rechnungsprogramm, das entsprechende Vorlagen erstellt und diese über WooRechnung bzw. WooCommerce automatisch an Kunden verschickt. So bist du aus rechtlicher Sicht immer auf der sicheren Seite.

Bonität der Kunden mittels Auskunftei prüfen

Ist diese Basis gegeben, kannst du dich um das aktive Forderungsmanagement kümmern. Dieses beginnt schon deutlich vor dem eigentlichen Eintreiben möglicher, offener Zahlungen, indem du die Bonität von Neukunden überprüfst. Wodurch zeichnet sich eine hohe bzw. solide Bonität aus?

  • Der Kunde verfügt über ein geregeltes Einkommen.
  • Es bestehen keine offenen Forderungen anderer Unternehmen, die bereits nicht bezahlt worden sind.
  • Auch in der Vergangenheit gab es keinerlei Zahlungsausfälle.
  • Es werden keine bzw. nur ein bis zwei Kredite getilgt.

Derlei sensible Informationen über Kunden hat in der Regel ausschließlich die Schufa. Sie verfügt über kreditrelevante Informationen von mehr als 65 Millionen Privatpersonen, jedoch musst du für Abfragen Geld bezahlen. Aber: Das ist in der Regel immer noch günstiger als spätere Zahlungsausfälle.

Angebotene Zahlungsmittel beeinflussen Zahlungsausfälle

Kunden möchten in Online-Shops mit verschiedensten Zahlungsmitteln bezahlen können. Was für dich als Händler schon aus technischer Sicht mit Aufwand verbunden ist, wird durch mögliche Ausfälle der Zahlungen noch erschwert. Denn längst nicht bei allen Varianten werden bestellte Waren bereits im Voraus bezahlt. Hier ist es wichtig, das Kosten/Nutzen-Verhältnis möglichst detailliert abzuwägen:

Auf der einen Seite bietet gerade die Möglichkeit des Rechnungskaufs viel Potenzial für Zahlungsausfälle. Auf der anderen Seite springen Neukunden möglicherweise ab, wenn der Rechnungskauf nicht verfügbar ist.

Beziehe daher unbedingt die vorherige Bonitätsprüfung in das Angebot der Zahlungsmittel mit ein. Fällt die Bewertung kritisch aus, so kann der Kunde Waren nur dann erwerben, wenn er diese bereits im Vorfeld bezahlt. Möglich ist das etwa per Banküberweisung oder über PayPal. Hingegen werden Rechnungskauf und Lastschrift-Verfahren in diesen Fällen besser nicht offeriert, schließlich ist die Ware hierbei meist schon verschickt, wenn der Zahlungsausfall vermerkt wird.

Zahlungsausfälle rechtzeitig erkennen

Trotz der bis hierher vorgestellten Präventivmaßnahmen kann es zu Zahlungsausfällen kommen. Wichtig ist, diese direkt automatisch zu erfassen, wofür wiederum ein Analyse- und Monitoringprozess unverzichtbar ist. Dieser Prozess deckt nicht nur abweichendes Zahlungsverhalten auf, er lässt auch Rückschlüsse auf die Ursachen zu. Die generell häufigsten Gründe in der Übersicht:

  1. Überschuldung
  2. Arbeitslosigkeit
  3. Vorsätzliches Nichtbezahlen
  4. Momentaner Liquiditätsengpass

Diese Ursachen geben wichtige Hinweise darauf, ob Kunden auch in Zukunft gewisse Rechnungen nicht zahlen werden.

Mahnungen und Zahlungserinnerungen

Die für dich kostengünstigste Variante zur Eintreibung offener Forderungen sind Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen. Auch diese kannst du über verschiedene Rechnungsprogramme automatisch verschicken lassen, was dir viel Aufwand erspart. Wichtig ist dabei immer, bei der ersten Mahnung bzw. Zahlungserinnerung freundlich zu bleiben. Weise deinen Kunden höflich daraufhin, dass er die Zahlung scheinbar vergessen bzw. übersehen hat, das aber noch kein Problem ist.

Räume dann ein neues Zahlungsziel ein, das 14 Tage in der Zukunft liegt. Sofern der Kunde auch diese freundliche Zahlungserinnerung ignoriert, verschickst du dann die erste, richtige Mahnung. Auch hier gilt: Bleibe höflich, aber bestimmt, um den Kunden nicht als solchen zu verlieren. Weise daraufhin, dass du „leider“ immer noch keinen Zahlungseingang der offenen Forderung feststellen konntest und setzte das nächste Zahlungsziel fest.

Mahnung Nummer zwei und drei dürfen dann aber durchaus auf Höflichkeiten verzichten. Zudem sollte gerade in der letzten Mahnung auf weitere, rechtliche Schritte hingewiesen werden. So wird dem zahlungsunwilligen Kunden noch einmal vor Augen geführt, was eine Nichtbegleichung der Rechnung bezweckt.

Forderungen verkaufen oder Inkassounternehmen einschalten

Sofern du wenig Kapazitäten hast, dich um das Forderungsmanagement selbst zu kümmern, kannst du dieses auch auslagern. Entweder geschieht das von Beginn an oder nachdem bereits die erste Mahnung ohne Erfolg verschickt worden ist. Generell gibt es hier zwei Möglichkeiten:

  • Verkauf von Forderungen: Bestimmte Factoring-Anbieter ermöglichen es dir, Rechnungen von privaten Kunden zu verkaufen. Dann erhältst du direkt einen Teilbetrag der Rechnungssumme, die restliche Abwicklung übernimmt der Anbieter.
  • Inkasso: Inkassounternehmen kaufen die Forderungen in der Regel nicht, sie treiben sie für dich ein. Auch ein mögliches Gerichtsverfahren wird von den Unternehmen in der Regel übernommen, allerdings zahlst du hierfür einen pauschalen Betrag bzw. je nach Abrechnungsmodell auch eine monatliche Gebühr.

Fazit: Zahlungsausfälle im Ansatz verhindern

Am effizientesten ist es für alle Selbstständigen, bereits präventive Maßnahmen gegen Zahlungsausfälle durchzuführen. Dazu gehört es vor allem, einwandfreie Rechnungen mit klarem Zahlungsziel auszustellen und die Bonität von Neukunden zu überprüfen. Auch die angebotenen Zahlungsmittel haben einen Einfluss darauf, wie wahrscheinlich künftige Ausfälle sind. Kommt es trotz der Vorsichtsmaßnahmen zu Unregelmäßigkeiten, so weise deine Kunden zunächst freundlich auf das Versäumnis hin. Reagieren diese dann nicht, kannst du die Forderungen entweder abtreten oder durch ein effizientes Analyse- und Monitoringsystem selbst eintreiben.