Rechnungen ins Ausland stellen – so geht es richtig

Rechnungen ins Ausland

Wer einen eigenen Online-Shop betreibt oder generell als Internetunternehmer aktiv ist, hat mindestens einen großen Vorteil: Kunden können vollkommen ortsunabhängig gewonnen werden. Berücksichtigt werden muss allerdings, dass bei Rechnungen ins EU-Ausland oder gar ins Nicht-EU-Ausland besondere Regelungen bezüglich der Umsatzsteuer bzw. der Rechnungsstellung im Allgemeinen gelten. Welche das sind und wie diese aktiv umgesetzt werden können, zeigen wir dir im folgenden Ratgeber.

Pflichtangaben bei Rechnungen ins Ausland

Damit das Finanzamt deine Rechnungen anerkennt, muss das Dokument gewisse Mindeststandards erfüllen. Ob die Rechnung dabei ins Ausland gestellt wird oder an inländische Unternehmer gilt, ist bei diesen Pflichtangaben irrelevant:

  • Deine Adresse
  • Adresse des Kunden
  • Menge und Umfang der Leistung
  • Preis der Leistung
  • Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
  • Datum der Leistung
  • Fälligkeitsdatum der Rechnung
  • Zahlungsfirst
  • Datum der Rechnung
  • Deine Kontodaten
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Nur wenn sich diese Angaben auf der Rechnung wiederfinden, ist das Finanzamt erstmal zufrieden. Verschickst du das Dokument jetzt aber an unternehmerische Kunden innerhalb oder außerhalb der EU, gibt es drei weitere Pflichtangaben. Du darfst jetzt grundsätzlich (!) nicht mehr deine Steuernummer verwenden, sondern musst die Umsatzsteuer-ID angeben. Auch die entsprechende Identifikationsnummer deines Kunden muss sich auf der Rechnung wiederfinden. Zudem musst du den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ geben – doch dazu gleich mehr.

Es gibt eine Ausnahme zum Falle der Umsatzsteuer-ID, die für alle Kleinunternehmer gilt. Weil du keine Umsatzsteuer erhebst, hast du entsprechend auch keine ID. Insofern ist es in diesem Fall zulässig, nur die Steuernummer auf die Rechnung zu schreiben, auch der Hinweis auf „Steuerschuldnerschaft beim Leistungsempfänger“ entfällt dann.

Wird die Umsatzsteuer bei Rechnungen ins EU-Ausland erhoben?

Bezüglich der Umsatzsteuer gibt es generelle Unterschiede zwischen Rechnungen an Verbraucher und an Unternehmer. Zunächst sei der Fall betrachtet, bei dem dein Kunde ein Unternehmen ist:

  • Du weist auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer aus, führst jedoch den Hinweis zur Umkehr der Steuerschuld auf.
  • Dein Kunde zahlt auf die gelieferten Waren oder Leistungen in seinem Land Steuern.
  • Diese kann er sich vom ausländischen Finanzamt wiederholen.

Vereinfacht gesprochen geht die Steuerschuld also an den Auftraggeber über, der die Steuer aber nicht tatsächlich bezahlt, sondern diese als Vorsteuer wieder zurückbekommen kann.

Wichtig: Auf der Rechnung gibst du die Umsatzsteuer-ID deines Kunden an. Als Unternehmer bist du dazu verpflichtet, deren Richtigkeit zu überprüfen. Dazu kannst du ganz einfach die Homepage des Bundeszentralamtes für Steuern aufrufen und eine Abfrage durchführen. Machst du das nicht und ist die Umsatzsteuer-ID ungültig, musst du im Zweifelsfall zahlen.

Etwas anders sieht das Verfahren hingegen aus, wenn dein Kunde eine Privatperson oder ebenfalls Kleinunternehmer ist – diese Regelung gibt es nicht nur in Deutschland, sondern beispielsweise auch in Österreich. Dann bist du dazu verpflichtet, Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen. Gültig ist dabei der deutsche Steuersatz, also in den meisten Fällen ein Wert von 19 Prozent oder in besonderen Fällen von nur 7 Prozent.

Für deine Kunden stellt das natürlich eine gewisse Mehrausgabe dar, sofern es sich um Kleinunternehmer handelt. Private Verbraucher können von der Steuer sogar profitieren, wenn in ihrem Land eigentlich höhere Steuersätze gelten würden.

Rechnungen außerhalb der EU stellen

Die gute Nachricht: Wenn du Rechnungen an Unternehmer oder Verbraucher außerhalb der EU stellst, musst du zunächst keine weiteren Aspekte beachten. Auch hier stellst du privaten Verbrauchern grundsätzlich die deutsche Umsatzsteuer in Rechnung. Handelt es sich um Unternehmen, weist du auf eine Umkehr der Steuerschuld hin und berechnest keine Umsatzsteuer.

Es kann allerdings vorkommen, dass du dich umsatzsteuertechnisch in einem Drittland registrieren musst. Dies ist meist dann der Fall, wenn du bestimmte Rechnungsbeträge überschreitest oder regelmäßig Produkte bzw. Leistungen an dort ansässige Unternehmen oder Verbraucher erbringst. Weil die Regelungen von Land zu Land stark unterschiedlich sind, solltest du vorher unbedingt deinen Steuerberater konsultieren.

Rechnungen in ausländischer Sprache – ist das möglich?

Damit sind die rein formellen Aspekte bei einer Rechnungsstellung ins Ausland bereits geklärt. Aber: Aus wirtschaftlicher Sicht ergeben sich oft einige Probleme. Viele Kunden möchten, dass die Rechnung in der Landessprache gestellt wird. Was in Österreich noch unproblematisch ist, wird in Frankreich oder Italien schon schwieriger. Denn das deutsche Finanzamt akzeptiert in der Regel nur solche Dokumente, die auch in deutscher Sprache verfasst worden sind. Die Ausnahme bilden einige Begriffe, die hier aufgelistet sind:

Ausländische Begriffe deutsches Finanzamt
Diese deutschen Begriffe darfst du mit der entsprechenden Übersetzung auf deutschen Rechnungen verwenden.

Wirklich hilfreich ist dies allerdings nicht, schließlich dürfen Begriffe wie „Rechnung“ oder „Rechnungsnummer“ nur auf Deutsch aufgeführt werden. Entweder musst du dich mit deinem Kunden – der kein gesetzliches Anrecht auf eine Rechnung in seiner Sprache hat – auf die deutsche Variante einigen oder eine entsprechende Übersetzung versenden. Einige Rechnungsprogramme wie etwa Debitoor bieten dir zu diesem Zwecke Rechnungsvorlagen in Fremdsprachen an.

Fazit: Rechnungen ins Ausland relativ unkompliziert

Wer mit ausländischen Kunden zu tun hat oder neue Märkte erschließen möchte, sollte sich dabei nicht von Formalitäten bezüglich der Rechnungstellung abhalten lassen. Denn prinzipiell kann dieselbe Vorlage genutzt werden, die auch bei deutschen Kunden zum Einsatz kommt. Berücksichtigt werden muss nur, dass sich die Steuerschuld bei unternehmerischen Kunden umkehrt und entsprechend die Umsatzsteuer-ID des Kunden geprüft werden muss. Wer mit privaten Verbrauchern zu tun hat, rechnet wie gewohnt die deutsche Umsatzsteuer ab – sowohl im EU- als auch im Nicht-EU-Ausland.